Czy w świetle przepisów dotyczących ochrony danych osobowych monitoring pojazdów gps jest zgodny z prawem? Gdzie znajduje się granica zastosowań tego typu lokalizatorów pojazdów i kiedy powinna zapalić nam się “czerwona lampka”, zwłaszcza podczas wykonywania obowiązków służbowych? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym wpisie.
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych – w skrócie RODO – obowiązuje od 25 maja 2018 roku. Zostało wprowadzone przez Parlament Europejski i definiuje ono sposoby zbierania i przetwarzania danych osobowych. Mowa tu przede wszystkim o takich informacjach jak imię i nazwisko, PESEL, adres zamieszkania oraz numer dowodu osobistego. W przypadku, gdy ktoś wchodzi w posiadanie takich informacji na nasz temat, powinniśmy zostać poinformowani, w jakim celu to robi i w jaki sposób dane te będzie przetwarzał.
Instalacja gps do śledzenia samochodu
Jeśli pracodawca planuje zainstalować monitoring samochodowy w autach służbowych oddanych do użytku pracownikom, ma obowiązek najpierw określić, na jakich zasadach lokalizator pojazdu będzie działał i musi być to zgodne z przepisami RODO. Zwłaszcza, jeśli dany samochód służbowy będzie przypisany do konkretnego pracownika.
Czy pracodawca potrzebuje zgody pracownika?
Jeśli gps do śledzenia samochodu będzie zapisywał również dane podczas użytkowania pojazdu w prywatnym czasie pracownika, ten musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych dotyczących lokalizacji pojazdu. Natomiast jeżeli lokalizator auta ma służyć wyłącznie do monitoringu wyjazdów służbowych i będzie gromadził informacje tylko w czasie pełnienia obowiązków wynikających ze stosunku pracy danej osoby i pracodawcy, zgoda nie jest wymagana – wystarczy tylko poinformować pracownika o obecności monitoringu samochodowego w pojeździe. Informacja ta powinna powinna zostać przekazana pracownikowi zanim gps do śledzenia auta zostanie uruchomiony – co najmniej 2 tygodnie wcześniej.
Zasady przechowywania i usuwania danych osobowych
Pracownicy, którzy korzystają z samochodów służbowych wyposażonych w monitoring gps powinni być poinformowani, kto i przez jaki czas będzie dysponował ich danymi osobowymi. W przypadku firm, które posiadają służbową flotę, najwygodniej takie informacje zebrać w dokumencie określającym politykę flotową – wraz z zasadami działania lokalizatora gps samochodu i regulaminem użytkowania służbowych aut.
Pracodawca powinien przechowywać dane osobowe tylko do momentu uzyskania wcześniej określonego, jawnego celu, a później należy je usunąć, podając dowód na ich usunięcie. Wiadomość o usunięciu danych monitoringu gps powinna zostać przekazana pracownikom w formie np. pisemnego protokołu.