Jeśli pracodawca chce monitorować trasy swoich samochodów flotowych oraz wszelkie dane dotyczące wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników wykorzystujących do pracy samochód służbowy, może to zrobić wyłącznie na określonych warunkach. Regulują je przepisy UODO, RODO oraz kodeks pracy. Zatem: czy pracownicy powinni być poinformowani o założonym monitoringu w samochodzie?
Informacje zawarte w kodeksie pracy wskazują jednoznacznie, że obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie informacji pracownikowi, który korzysta z samochodu służbowego, że w pojeździe umieszczony jest monitoring gps. Taka informacja powinna znaleźć się również w wewnątrzzakładowym regulaminie pracy. O wprowadzeniu lokalizatorów gps w samochodach służbowych pracownicy powinni dowiedzieć się z dwutygodniowym wyprzedzeniem a ci, którzy dopiero zaczynają pracę – przed dniem rozpoczęcia współpracy. Dodatkowo samochód powinien być w jednoznaczny i wyraźny sposób oznaczony, np. graficzną naklejką wewnątrz samochodu, w widocznym miejscu.
Jakich informacji możemy wymagać od pracodawcy?
Pracownicy mają prawo wymagać od swoich pracodawców jasnej informacji na piśmie na temat tego, w jakim celu w samochodzie został zainstalowany lokalizator auta, oraz w jaki sposób, jak długo i jakiego rodzaju dane będą przez niego rejestrowane. Zakres danych powinien być precyzyjnie wskazany i może on obejmować m.in. informacje o:
- stylu jazdy pracownika kierującego samochodem służbowym,
- miejscach, w których przerywał swoją podróż służbową,
- lokalizacji w czasie rzeczywistym,
- miejscach, w których tankował pojazd.
Rejestrowane dane muszą być zasadne i odpowiadać celom, które zostały oficjalnie zdefiniowane przez pracodawcę. W jakim celu pracodawcy najczęściej instalują w samochodach służbowych gps do śledzenia auta? Najczęściej wskazują na chęć zapewnienia właściwej organizacji czasu pracy pracownikom poprzez planowanie najszybszych lub najkrótszych tras podróży służbowych, monitorowanie stylu jazdy w trosce o zachowanie zasad ekonomicznej jazdy samochodem oraz możliwość szybkiej reakcji w przypadku zagrożenia dla bezpieczeństwa pracowników przebywających w trasie (chodzi tu np. o szybką lokalizację pojazdu i wysłanie potrzebnej pomocy).
Warto pamiętać, że pracodawca nie ma prawa pozyskiwać i wykorzystywać danych z monitoringu gps do celów, które nie zostały uprzednio wskazane w dokumentach wewnętrznych firmy, nawet jeśli byłyby to cele uzasadnione. Przepisy jasno mówią, że pracodawca za pomocą lokalizatora gps w aucie nie może kontrolować wydajności swoich pracowników. Może natomiast sprawdzać, czy pracownicy należycie wywiązują się ze swoich obowiązków zawodowych w czasie pracy (lub czy nie wykonują w tym czasie czynności nie związanych z pracą).